Privacy Policy Política de Privacidad

1. Who We Are1. Quiénes Somos

POOLDATia Technologies LLC. ("POOLDATia," "we," "us," or "our") is a Texas-registered limited liability company operating a vertical Software-as-a-Service (SaaS) platform for professional pool service companies in the United States.

POOLDATia Technologies LLC. ("POOLDATia," "nosotros" o "nuestro") es una compañía de responsabilidad limitada registrada en Texas que opera una plataforma de Software como Servicio (SaaS) vertical para empresas profesionales de servicio de piscinas en los Estados Unidos.

Our registered address is in Fulshear, Texas, United States. POOLDATia operates the following digital properties covered by this policy:

Nuestra dirección registrada está en Fulshear, Texas, Estados Unidos. POOLDATia opera las siguientes propiedades digitales cubiertas por esta política:

• pooldatia.com — public landing page and prospect onboardingpágina pública y proceso de incorporación de prospectos
• app.pooldatia.com — Admin Panel for operatorsPanel de administración para operadores
• scan.pooldatia.com — AI-powered test strip scanner (Service PWA)Escáner de tiras reactivas con IA (Service PWA)
• master.pooldatia.com — Master administration zoneZona de administración maestra
• All associated subdomains and API endpoints atTodos los subdominios y endpoints de API en api.pooldatia.com

2. Scope of This Policy2. Alcance de Esta Política

This Privacy Policy applies to all information collected through the POOLDATia platform, including:

Esta Política de Privacidad aplica a toda información recopilada a través de la plataforma POOLDATia, incluyendo:

• OperatorsOperadores — pool service business owners who subscribe to POOLDATiadueños de empresas de servicio de piscinas suscritos a POOLDATia
• TechniciansTécnicos — field service personnel employed by operatorspersonal de campo empleado por los operadores
• Pool Owners / End ClientsPropietarios de Piscinas / Clientes Finales — homeowners whose pools are serviced by our operatorspropietarios cuyas piscinas son atendidas por nuestros operadores
• ProspectsProspectos — individuals who interact with our onboarding process or marketing materialspersonas que interactúan con nuestro proceso de incorporación o materiales de marketing
• Website VisitorsVisitantes del Sitio Web — individuals who visit any of our digital propertiespersonas que visitan cualquiera de nuestras propiedades digitales

POOLDATia acts as a data controller for operator, technician, and prospect information. For pool owner data processed on behalf of operators, POOLDATia acts as a data processor — the operator is the data controller for their clients' information.

POOLDATia actúa como controlador de datos para la información de operadors, técnicos y prospectos. Para los datos de propietarios de piscinas procesados en nombre de los operadors, POOLDATia actúa como procesador de datos — el operador es el controlador de los datos de sus clientes.

3. Information We Collect3. Información que Recopilamos

3.1 Information You Provide Directly3.1 Información que Usted Proporciona Directamente

• Account Registration:Registro de Cuenta: Business name, full name, email address, phone number, physical address, state/city of operation, number of pools managed, number of technicians employedNombre de empresa, nombre completo, correo electrónico, número de teléfono, dirección, estado/ciudad de operación, número de piscinas administradas, número de técnicos empleados
• Onboarding Data:Datos de Incorporación: Current software in use, primary business goals, service area, revenue estimates, and operational preferencesSoftware actual en uso, objetivos empresariales, área de servicio, estimados de ingresos y preferencias operacionales
• Payment Information:Información de Pago: Billing details processed through Stripe. POOLDATia does not store raw credit card numbersDatos de facturación procesados a través de Stripe. POOLDATia no almacena números de tarjeta de crédito
• Technician Profiles:Perfiles de Técnicos: Name, email, phone, device fingerprint, geographic location during active shifts, performance ratings, and schedulesNombre, correo, teléfono, huella digital del dispositivo, ubicación geográfica durante turnos activos, calificaciones y horarios

3.2 Information Collected Automatically3.2 Información Recopilada Automáticamente

• Device Information:Información del Dispositivo: Device type, operating system, browser, screen resolution, device fingerprintTipo de dispositivo, sistema operativo, navegador, resolución de pantalla, huella digital del dispositivo
• Usage Data:Datos de Uso: Pages visited, features used, click patterns, session duration, API requestsPáginas visitadas, funcionalidades usadas, patrones de clics, duración de sesión, solicitudes de API
• Location Data:Datos de Ubicación: GPS coordinates of technicians during active service routes, with explicit consentCoordenadas GPS de técnicos durante rutas de servicio activas, con consentimiento explícito

3.3 Pool Service Data3.3 Datos del Servicio de Piscinas

• Pool Asset Information:Información de la Piscina: Client name, property address, GPS coordinates, pool type, volume, access instructions, equipment detailsNombre del cliente, dirección, coordenadas GPS, tipo de piscina, volumen, instrucciones de acceso, detalles del equipo
• Chemical Readings:Lecturas Químicas: Water chemistry parameters captured via AI-powered test strip scanningParámetros de química del agua capturados mediante escaneo de tiras reactivas con IA
• Service Records:Registros de Servicio: Visit logs, check-in/check-out times, tasks completed, photographic evidence, technician observations, client signaturesRegistros de visitas, horas de entrada/salida, tareas completadas, evidencia fotográfica, observaciones del técnico, firmas del cliente

4. How We Use Your Information4. Cómo Usamos Su Información

5. Legal Basis for Processing5. Base Legal del Procesamiento

• Contract Performance:Ejecución del Contrato: Processing necessary to deliver the subscribed servicesProcesamiento necesario para prestar los servicios contratados
• Legitimate Interests:Intereses Legítimos: Platform security, fraud prevention, system monitoring, and aggregate analyticsSeguridad de la plataforma, prevención de fraude, monitoreo del sistema y análisis agregados
• Legal Obligation:Obligación Legal: Compliance with applicable federal and state lawsCumplimiento de leyes federales y estatales aplicables
• Consent:Consentimiento: Where required (e.g., marketing communications, location tracking). Consent may be withdrawn at any timeCuando sea requerido (p. ej., comunicaciones de marketing, rastreo de ubicación). El consentimiento puede retirarse en cualquier momento

6. Information Sharing and Disclosure6. Compartición y Divulgación de Información

POOLDATia does not sell personal information. We share data only with trusted service providers who process it solely on our instructions:

POOLDATia no vende información personal. Compartimos datos únicamente con proveedores de servicios de confianza que los procesan exclusivamente bajo nuestras instrucciones:

POOLDATia has Data Processing Agreements (DPAs) in place with its subprocessors, governing how each provider may process data on our behalf, consistent with GDPR Article 28.

POOLDATia mantiene Acuerdos de Procesamiento de Datos (DPA) con sus subprocesadores, que rigen cómo cada proveedor puede procesar datos en nuestro nombre, conforme al Artículo 28 del RGPD.

POOLDATia operates a strict multi-tenant architecture. Data belonging to one operator is never accessible to another. Technical isolation is enforced at the database level.

POOLDATia opera una arquitectura multi-tenant estricta. Los datos de un operador nunca son accesibles por otro. El aislamiento técnico se aplica a nivel de base de datos.

7. Data Retention7. Retención de Datos

• Active Account Data:Datos de Cuenta Activa: Duration of subscription plus 30 days after cancellationDurante la suscripción más 30 días después de la cancelación
• Service Records:Registros de Servicio: 3 years after account closure3 años después del cierre de la cuenta
• Billing Records:Registros de Facturación: 7 years per financial record-keeping requirements7 años conforme a requisitos de registros financieros
• Communication Logs:Registros de Comunicaciones: 2 years2 años
• System Logs:Registros del Sistema: 90 days90 días

Upon cancellation, operators have 30 days to export their data in CSV format from the Admin Panel. After this period, data is permanently deleted.

Tras la cancelación, los operadors tienen 30 días para exportar sus datos en formato CSV desde el Panel de Administración. Tras este período, los datos se eliminan permanentemente.

8. Security8. Seguridad

• Encryption in Transit:Cifrado en Tránsito: All data encrypted using TLS 1.2 or higherTodos los datos cifrados con TLS 1.2 o superior
• Encryption at Rest:Cifrado en Reposo: All stored data is encrypted at restTodos los datos almacenados están cifrados en reposo
• Access Controls:Controles de Acceso: Role-based access controls (RBAC) with principle of least privilegeControles de acceso basados en roles (RBAC) con principio de mínimo privilegio
• Device Binding:Vinculación de Dispositivo: Technician authentication tied to registered devices, reducing credential theft riskAutenticación de técnicos vinculada a dispositivos registrados, reduciendo el riesgo de robo de credenciales
• Multi-Tenant Isolation:Aislamiento Multi-Tenant: Database-level isolation prevents cross-tenant data accessEl aislamiento a nivel de base de datos previene el acceso cruzado entre tenants
• Security Monitoring:Monitoreo de Seguridad: Automated health checks every 12 hours; frontend availability monitored every 5 minutesVerificaciones automáticas de salud cada 12 horas; disponibilidad del frontend monitoreada cada 5 minutos
• Security Audits:Auditorías de Seguridad: POOLDATia conducts periodic security audits. Our June 2026 audit covered 6 security domains with all critical findings resolvedPOOLDATia realiza auditorías de seguridad periódicas. Nuestra auditoría de junio 2026 cubrió 6 dominios de seguridad con todos los hallazgos críticos resueltos

9. Your Privacy Rights9. Sus Derechos de Privacidad

To exercise any of these rights, contact us at legal.pooldatia@pooldatia.com. We will respond within 30 days.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, contáctenos en legal.pooldatia@pooldatia.com. Responderemos en un plazo de 30 días.

10. Cookies and Tracking Technologies10. Cookies y Tecnologías de Rastreo

• Essential Cookies:Cookies Esenciales: Required for authentication, session management, and core platform functionalityNecesarias para autenticación, gestión de sesiones y funcionalidad básica de la plataforma
• Analytics and Advertising:Analítica y Publicidad: POOLDATia does not currently use Google Analytics, Meta Pixel, or any other third-party advertising or tracking cookie on its public pages. If this changes, this policy will be updated and consent will be requested where required by lawPOOLDATia no utiliza actualmente Google Analytics, Meta Pixel, ni ninguna otra cookie de rastreo o publicidad de terceros en sus páginas públicas. Si esto cambia, esta política se actualizará y se solicitará consentimiento donde la ley lo requiera

11. WhatsApp and Meta Integration11. Integración con WhatsApp y Meta

POOLDATia uses the WhatsApp Business API to send operational notifications including post-visit service reports, one-time passwords, and system alerts. By providing a phone number and consenting to WhatsApp communications, you acknowledge that:

POOLDATia utiliza la API de WhatsApp Business para enviar notificaciones operacionales, incluyendo reportes post-visita, contraseñas de un solo uso y alertas del sistema. Al proporcionar un número de teléfono y consentir las comunicaciones de WhatsApp, usted reconoce que:

• Messages are sent from the POOLDATia business number (+1 346 491 7269)Los mensajes se envían desde el número comercial de POOLDATia (+1 346 491 7269)
• You can opt out at any time by contacting legal.pooldatia@pooldatia.comPuede optar por no participar en cualquier momento contactando a legal.pooldatia@pooldatia.com
• Standard messaging rates from your mobile carrier may applyPueden aplicarse tarifas estándar de mensajería de su operador móvil

12. Children's Privacy12. Privacidad de Menores

The POOLDATia platform is a B2B service intended exclusively for adults operating commercial pool service businesses. We do not knowingly collect personal information from individuals under the age of 18. If you believe we have inadvertently collected information from a minor, contact us immediately at legal.pooldatia@pooldatia.com.

La plataforma POOLDATia es un servicio B2B destinado exclusivamente a adultos que operan empresas comerciales de servicio de piscinas. No recopilamos a sabiendas información personal de personas menores de 18 años. Si cree que hemos recopilado inadvertidamente información de un menor, contáctenos inmediatamente en legal.pooldatia@pooldatia.com.

13. International Data Transfers13. Transferencias Internacionales de Datos

POOLDATia is based in the United States and our primary data infrastructure is located in the United States. If you access our platform from outside the United States, your information will be transferred to and processed in the United States. We contractually require all service providers to implement appropriate safeguards for international data transfers.

POOLDATia tiene su sede en los Estados Unidos y nuestra infraestructura de datos principal está ubicada en los Estados Unidos. Si accede a nuestra plataforma desde fuera de los Estados Unidos, su información será transferida y procesada en los Estados Unidos. Requerimos contractualmente que todos los proveedores de servicios implementen salvaguardas apropiadas para las transferencias internacionales de datos.

14. California Privacy Rights (CCPA / CPRA)14. Derechos de Privacidad de California (CCPA / CPRA)

If you are a California resident, you have additional rights under the CCPA as amended by the CPRA, including the right to know, right to delete, right to correct, and right to opt-out of sale or sharing. POOLDATia does not sell personal information. To submit a California privacy request, email legal.pooldatia@pooldatia.com with the subject "California Privacy Request." We will respond within 45 days.

Si es residente de California, tiene derechos adicionales bajo la CCPA enmendada por la CPRA, incluyendo el derecho a saber, derecho a eliminar, derecho a corregir y derecho a optar por no participar en la venta o compartición. POOLDATia no vende información personal. Para enviar una solicitud de privacidad de California, envíe un correo a legal.pooldatia@pooldatia.com con el asunto "California Privacy Request." Responderemos en 45 días.

15. Changes to This Privacy Policy15. Cambios a Esta Política de Privacidad

We may update this policy to reflect changes in our practices or legal requirements. When we make material changes, we will update the "Last Updated" date, send email notifications to active account holders, and display a prominent notice in the Admin Panel for at least 30 days.

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios en nuestras prácticas o requisitos legales. Cuando realicemos cambios materiales, actualizaremos la fecha de "Última Actualización", enviaremos notificaciones por correo electrónico a los titulares de cuentas activas y mostraremos un aviso prominente en el Panel de Administración durante al menos 30 días.

16. Contact Us16. Contáctenos